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Conditions générales d'utilisation et de services

Ces conditions régissent l'utilisation de la plateforme Jitelia et la fourniture des services qui y sont souscrits. Elles s'adressent exclusivement aux activités de location disposant d'un numéro d'entreprise, SIREN en France ou numéro d'entreprise (BCE) en Belgique.

1. Objet et documents contractuels

1.1 Objet

Les présentes conditions générales définissent les modalités d'accès à la plateforme Jitelia, de souscription aux services qu'elle propose et d'exécution de ces services.

1.2 Éditeur

Jitelia est un nom commercial de :

Les informations complètes figurent dans les mentions légales.

1.3 Documents contractuels

Le contrat est formé, dans cet ordre de priorité en cas de contradiction :

  1. les conditions particulières écrites éventuellement convenues entre les parties ;
  2. l'annexe 2, relative au traitement des données personnelles ;
  3. l'annexe 1, qui porte les conditions spécifiques de chaque service ;
  4. les présentes conditions générales.

La fiche du service publiée sur le site jitelia.fr fait partie du contrat : elle est la référence pour la description du service et son prix. Pour tout autre point, les documents énumérés ci-dessus prévalent sur elle.

1.4 Acceptation

Les présentes conditions sont acceptées par chaque utilisateur lors de la création de son compte, et à nouveau lors de la souscription d'un service, par la personne qui souscrit au nom d'une entreprise. La version acceptée et sa date sont enregistrées.

2. Définitions

3. Qui peut utiliser Jitelia

3.1 Une activité de location identifiée par un numéro d'entreprise

Les services sont réservés aux personnes qui agissent dans le cadre d'une activité de location, et non pour des besoins privés. Le client déclare agir en cette qualité et communique son numéro d'identification d'entreprise, SIREN en France ou numéro d'entreprise (BCE) en Belgique. Ce numéro est vérifié : aucune souscription n'est possible sans lui.

Le régime fiscal est indifférent : location meublée non professionnelle (LMNP), location meublée professionnelle, société civile ou commerciale, ou toute autre forme. La condition porte sur l'existence du numéro d'entreprise, pas sur la qualification fiscale de l'activité.

Toute souscription faite pour des besoins privés, étrangers à cette activité, est exclue. Jitelia peut refuser ou résilier une souscription dont il apparaît qu'elle ne remplit pas cette condition.

3.2 Établissement

Les services sont ouverts aux entreprises établies en France et en Belgique. L'ouverture à d'autres pays s'effectuera par mise à jour du catalogue et des conditions spécifiques concernées.

3.3 Rétractation

Le client ne contracte pas en qualité de consommateur : le contrat n'ouvre pas de droit de rétractation. La période d'essai gratuite prévue à l'article 8.2 permet en tout état de cause d'arrêter sans frais et sans facture avant toute facturation.

4. Compte utilisateur

4.1 Création

L'accès à la plateforme suppose la création d'un compte nominatif, par saisie directe des informations demandées ou par connexion via un fournisseur d'identité tiers, tel que Google. L'utilisateur fournit des informations exactes et les tient à jour.

4.2 Compte personnel

Un compte est personnel. Il ne peut être partagé entre plusieurs personnes physiques. L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses moyens d'authentification et de toute action effectuée depuis son compte. Il informe Jitelia sans délai de toute utilisation non autorisée, à support@jitelia.fr.

4.3 Suspension

Jitelia peut suspendre un compte ou l'accès d'une entreprise en cas de manquement grave aux présentes conditions, d'usage illicite, ou de menace pour la sécurité ou l'intégrité de la plateforme. La suspension est notifiée et cesse dès que sa cause a disparu. Les conséquences d'un défaut de paiement sont régies par l'article 8.7.

4.4 Suppression du compte

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte à tout moment. La suppression du compte d'un utilisateur ne met pas fin aux souscriptions de l'entreprise, qui sont régies par l'article 9.

5. Souscription et parties au contrat

5.1 Conclusion du contrat

Le contrat de service est conclu entre Roméno SRL et l'entreprise, au moment de la souscription. L'utilisateur qui souscrit déclare disposer du pouvoir d'engager cette entreprise et en garantit Jitelia.

5.2 Utilisateurs invités

Un client peut donner accès à ses données à des utilisateurs invités, notamment aux propriétaires dont il gère les biens, ou à ses intervenants. Le client détermine l'étendue de ces accès, répond de leur pertinence et de leur retrait en temps utile, et répond des actes de ses utilisateurs comme des siens.

Un utilisateur invité n'est pas client au titre des services souscrits par celui qui l'invite. Il peut souscrire ses propres services pour sa propre entreprise : il en devient alors client, sans nouvelle création de compte.

5.3 Souscription pour le compte d'un tiers

Une entreprise peut souscrire et payer des services bénéficiant à une autre entreprise, notamment une conciergerie pour les propriétaires dont elle gère les biens. L'entreprise qui souscrit est alors le client et le redevable du prix, et se porte fort du respect des présentes conditions par les utilisateurs concernés.

5.5 Rattachement des services

Chaque service est rattaché, au moment de sa souscription, à une entreprise déterminée. Qui paie et qui utilise sont deux questions distinctes : un même bien peut porter des services souscrits par plusieurs entreprises, chacune facturée pour les siens, sans lien entre elles. Lorsqu'une entreprise cesse d'intervenir sur un bien, seuls ses propres services sont retirés.

Le rattachement est fixé à la souscription. Le transfert d'un service d'une entreprise à une autre s'analyse en un retrait suivi d'une nouvelle souscription, avec les conséquences financières prévues à l'article 8.4 de part et d'autre.

5.4 Interdiction de revente

Sauf accord écrit préalable de Jitelia, le client ne peut ni revendre, ni sous-licencier, ni mettre à disposition les services au bénéfice de tiers étrangers à son activité et aux biens qu'il gère.

6. Les services

6.1 Catalogue et souscription à la carte

Chaque service est souscriptible indépendamment : aucun service n'en exige un autre. La souscription d'un service emporte acceptation de ses conditions spécifiques, telles que publiées à l'annexe 1 au jour de la souscription.

La consultation des factures reçues n'est subordonnée à aucune souscription : cet écran porte également les factures que Jitelia adresse au client. Les services de l'annexe 1 ouvrent l'ajout de factures par le client et leur réception par le réseau de facturation électronique.

6.2 Évolution des services

Jitelia fait évoluer la plateforme de façon continue. Les évolutions qui enrichissent un service ou en corrigent le fonctionnement s'appliquent dès leur mise en service, sans formalité.

Jitelia peut retirer un service ou en réduire substantiellement le périmètre, moyennant un préavis de trois mois notifié par courrier électronique. Le client peut alors résilier le service concerné et obtient le remboursement de la fraction non courue du prix payé, dans les conditions des articles 8.4 et 9.4. L'export des données concernées reste possible jusqu'au terme du préavis.

6.3 Ce que les services ne sont pas

Jitelia est un outil de gestion. Il ne constitue ni une prestation de conseil juridique, fiscal ou comptable, ni une mission d'expertise comptable, ni un service d'archivage à valeur probante. Le client demeure seul responsable de ses obligations légales, fiscales, sociales et déclaratives, de l'exactitude des données qu'il saisit et des décisions qu'il prend au vu des informations restituées par la plateforme.

Jitelia ne reçoit, ne détient et n'encaisse aucun fonds pour le compte du client ou de tiers.

6.4 Services et comptes tiers

Certains services supposent le raccordement à un service tiers, notamment une plateforme agréée de facturation électronique, un gestionnaire de canaux de distribution ou une plateforme de réservation. Le client fournit alors les accès nécessaires, garantit qu'il a le droit de les fournir et qu'il respecte les conditions de ce tiers, et accepte que Jitelia agisse pour son compte dans la limite de l'autorisation donnée.

Jitelia n'est pas responsable des conditions, de la tarification, de la disponibilité ni des décisions de ces tiers, ni des conséquences de la modification ou de l'interruption de leurs interfaces. Chaque service concerné le précise dans ses conditions spécifiques.

6.5 Contenus publiés par le client

Lorsqu'un service permet au client de publier des contenus accessibles au public, notamment un site de réservation directe ou une adresse de messagerie rattachée à un bien, le client est seul éditeur et seul responsable de ces contenus, de leur licéité et des mentions légales obligatoires. Jitelia intervient en qualité de prestataire technique et peut retirer sans préavis un contenu manifestement illicite qui lui est signalé, après information du client dans la mesure du possible.

6.6 Fonctionnalités reposant sur l'intelligence artificielle

Lorsqu'un service produit des contenus au moyen de traitements automatisés, ces contenus sont fournis à titre d'assistance. Ils sont placés sous le contrôle du client, qui les vérifie avant tout usage et qui informe les personnes concernées, lorsque la réglementation l'exige, de ce qu'elles interagissent avec un système automatisé. Jitelia ne garantit ni l'exactitude, ni l'exhaustivité, ni l'adéquation de ces contenus.

7. Disponibilité, maintenance, support et sauvegardes

7.1 Disponibilité

Jitelia s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accessibilité de la plateforme. Il s'agit d'une obligation de moyens. Aucun taux de disponibilité n'est garanti.

7.2 Maintenance

L'accès peut être interrompu pour maintenance, correction ou évolution. Jitelia s'efforce d'en réduire la durée et la fréquence.

7.3 Support

Le support est assuré par courrier électronique à support@jitelia.fr, les jours ouvrés. Jitelia s'efforce de répondre dans un délai de deux jours ouvrés. Ce délai est indicatif et ne constitue pas un engagement de résolution.

7.4 Sauvegardes

Les données sont sauvegardées quotidiennement, sous forme chiffrée, avec une copie hors du site d'hébergement. La perte de données maximale visée en cas d'incident majeur est de vingt-quatre heures. Les restaurations sont décidées par Jitelia pour rétablir le service ; elles ne constituent pas un service de restauration à la demande et ne permettent pas de revenir sur une erreur de saisie ou une suppression décidée par le client.

8. Prix, essai, facturation et paiement

8.1 Prix

Le prix de chaque service figure sur sa fiche, à laquelle renvoient ses conditions spécifiques. Les prix sont exprimés en euros, annuels et dus par entreprise. Ils sont affichés toutes taxes comprises, le montant hors taxes étant indiqué à côté. Aucun frais d'ouverture, aucune redevance de compte et aucune commission sur l'activité du client ne s'ajoutent aux prix publiés.

Trois natures de lignes coexistent :

8.2 Période d'essai

Chaque service bénéficie d'une période d'essai gratuite de trois mois à compter de sa souscription. L'essai est consommé une seule fois : il s'apprécie à la fois au niveau de l'entreprise et de l'utilisateur qui l'ouvre, de sorte qu'un service déjà essayé ne peut l'être une seconde fois, ni sous une autre entreprise, ni par le même utilisateur.

Les services dont le coût est engagé de manière non récupérable auprès d'un tiers, tel qu'un nom de domaine, sont exclus de l'essai : ils restent souscriptibles pendant celui-ci, contre paiement immédiat et sans remboursement.

Pendant l'essai, le client enregistre ses coordonnées de facturation et un moyen de paiement valide. Un avis lui est adressé quinze jours avant le terme. À défaut de moyen de paiement enregistré à ce terme, l'accès bascule en lecture seule.

8.3 Cycle annuel et facturation

Le cycle de facturation est l'année civile, commune à tous les clients : il n'y a pas de date anniversaire propre à chacun. La première période court du terme de la période d'essai au 31 décembre suivant.

Au 1er janvier, une facture unique porte, d'une part, le solde des sommes dues au titre de l'année écoulée et, d'autre part, les douze mois d'avance de l'année qui commence. Chaque ligne mentionne sa propre période de prestation. La facture est prélevée sur le moyen de paiement enregistré.

Un avis unique est adressé quinze jours avant cette échéance : il récapitule le prix applicable, le périmètre et les packs reconduits, ainsi que les retraits annoncés. Le client peut modifier son périmètre jusqu'à cette date. Les packs sont reconduits sur la consommation constatée de l'année écoulée, arrondie au pack supérieur. Toute hausse de prix est annoncée séparément et plus tôt, dans les conditions de l'article 8.8.

Le client dont le contrat prend fin ne reçoit pas de facture de renouvellement : sa facture de clôture est émise à la date d'effet de la résiliation.

8.4 Souscriptions et retraits en cours d'année

Toute souscription en cours d'année est due au prorata, à compter de son premier jour payant. Les sommes correspondantes s'accumulent et sont facturées et prélevées dès qu'elles atteignent dix euros ; en deçà de ce montant, elles sont reportées sur la facture du 1er janvier.

Tout retrait en cours d'année réduit ces sommes au prorata, déduction faite des frais tiers déjà engagés pour la période restante et du prix des packs, qui n'est pas remboursable. Lorsque le solde devient négatif de plus de dix euros, il donne lieu à une note de crédit et à un remboursement immédiats ; en deçà, il est reporté sur la facture suivante, de renouvellement ou de clôture.

8.5 Taxe sur la valeur ajoutée

Le régime applicable est déterminé à l'émission de chaque facture, puis figé sur celle-ci :

Le client communique son numéro de TVA intracommunautaire s'il en dispose, en garantit la validité et informe Jitelia de tout changement. Il supporte les conséquences d'une information inexacte ou périmée. La communication d'un numéro valide est sans effet sur le prix hors taxes.

8.6 Moyens de paiement

Jusqu'à deux mille euros par an : carte bancaire ou prélèvement SEPA, sur mandat enregistré pendant l'essai et réutilisé à chaque échéance. Au-delà : virement sur facture ou prélèvement SEPA interentreprises. Le client s'engage à maintenir un moyen de paiement valide pendant toute la durée du contrat.

Sur demande, et au-delà de mille euros par an, la facturation peut être trimestrielle : les abonnements sont alors divisés en quatre échéances et majorés de 3 %, au titre du fractionnement. Les packs restent facturés en totalité à la première échéance de l'année, sans majoration. Il n'est proposé ni facturation mensuelle, ni prépaiement pluriannuel.

8.7 Retard de paiement

Toute somme non payée à l'échéance porte de plein droit intérêt, sans mise en demeure préalable, au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage, outre une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros, conformément à l'article L441-10 du code de commerce français pour les clients établis en France et à la loi belge du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement pour les clients établis en Belgique. Le recouvrement des frais excédant ce forfait reste possible sur justificatifs.

À défaut de paiement, et après relance :

8.8 Révision des prix

Aucun prix n'est modifié en cours d'année souscrite. Le prix applicable à l'année suivante figure dans l'avis prévu à l'article 8.3.

Toute hausse de prix fait en outre l'objet d'une annonce distincte, notifiée par courrier électronique au moins trente jours avant le 1er janvier. Le client qui ne l'accepte pas résilie le service concerné avant cette date, sans frais ni pénalité. Une baisse de prix ou un prix inchangé sont simplement repris dans l'avis de l'article 8.3.

8.9 Première facturation

Tant qu'aucune solution de paiement en ligne n'est disponible sur la plateforme, les périodes d'essai sont prolongées de plein droit et aucune facture n'est émise. Les factures sont payables au terme de la période d'essai, ou au plus tard trente jours après la mise en service de la solution de paiement en ligne. Le client est informé au moins trente jours avant sa première facturation et peut, jusqu'à cette date, résilier sans frais.

9. Durée et résiliation

9.1 Durée

Le contrat suit l'année civile. Il est reconduit tacitement au 1er janvier de chaque année, dans le périmètre annoncé par l'avis prévu à l'article 8.3.

9.2 Résiliation par le client

Le client peut résilier un service, ou l'ensemble du contrat, à tout moment, depuis la plateforme ou par courrier électronique. La résiliation prend effet à la date qu'il indique et, à défaut, à la date de sa demande. Ses conséquences financières sont celles d'un retrait au sens de l'article 8.4 : réduction au prorata, sans remboursement des packs ni des frais tiers engagés.

9.3 Résiliation par Jitelia

Jitelia peut résilier un service ou l'ensemble du contrat moyennant un préavis de trois mois. Il peut le résilier sans préavis en cas de manquement grave du client resté sans remède pendant quinze jours après mise en demeure, notamment en cas d'usage illicite ou d'atteinte à la sécurité de la plateforme. Le défaut de paiement suit l'article 8.7.

9.4 Notes de crédit et remboursements

Ouvrent droit à une note de crédit : un solde négatif supérieur à dix euros au sens de l'article 8.4, une erreur de facturation, une résiliation imputable à Jitelia, un double paiement, et tout geste commercial consenti par Jitelia.

N'ouvrent droit à aucun remboursement : les frais tiers déjà engagés, les quotas de packs non consommés, une baisse d'activité du client, et un solde négatif inférieur à dix euros à la clôture du compte.

La note de crédit reprend le régime et le taux de taxe de la facture d'origine, à laquelle elle fait référence.

10. Réversibilité et sort des données

10.1 Export permanent

Le client peut, à tout moment pendant la durée du contrat, consulter et télécharger ses données ainsi que les documents d'origine qui y sont attachés, dans leur format d'origine.

10.2 Après la fin du contrat

Les données du client restent accessibles à l'export pendant quatre-vingt-dix jours après la fin du contrat, ramenés à trente jours lorsque le compte est clôturé pour défaut de paiement en application de l'article 8.7. À l'expiration de ce délai, elles sont supprimées, sauf lorsque leur conservation est imposée à Jitelia par une obligation légale. Le client est invité à procéder à son export avant l'échéance.

10.3 Absence d'archivage à valeur probante

La plateforme n'est pas un service d'archivage électronique à valeur probante et ne se substitue pas aux obligations de conservation qui incombent au client, quelle que soit l'origine des documents, y compris ceux reçus par le réseau de facturation électronique. Il appartient au client de conserver ses propres exemplaires pendant les durées légales qui lui sont applicables.

11. Obligations et interdictions du client

Le client s'engage à utiliser la plateforme conformément aux présentes conditions et à la réglementation applicable. Il lui est notamment interdit :

Toute vulnérabilité découverte doit être signalée sans délai et à titre confidentiel à support@jitelia.fr, et ne peut être divulguée avant sa correction. Jitelia s'engage à traiter ces signalements avec diligence et à ne prendre aucune mesure hostile à l'encontre d'un signalement de bonne foi.

12. Propriété intellectuelle et données du client

12.1 Plateforme

La plateforme, ses composants logiciels, ses interfaces, sa documentation et ses éléments graphiques demeurent la propriété exclusive de Roméno SRL. Le client bénéficie, pour la durée du contrat, d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à ses besoins propres.

12.2 Données du client

Les données du client lui appartiennent. Jitelia ne dispose que des droits d'usage strictement nécessaires à l'exécution du contrat, notamment pour les héberger, les traiter, les restituer et les sauvegarder.

12.3 Indicateurs agrégés

Jitelia peut produire et conserver des indicateurs agrégés, tels que des nombres, volumes et fréquences d'usage, aux fins de mesure, de dimensionnement et d'amélioration du service. Ces indicateurs ne permettent ni d'identifier une personne, ni de reconstituer une donnée du client.

12.4 Retours et suggestions

Les retours, suggestions et demandes d'évolution transmis par le client peuvent être librement exploités par Jitelia, sans contrepartie ni obligation de mise en œuvre, et sans conférer au client de droit sur les évolutions qui en résulteraient.

12.5 Marques et références

Jitelia n'utilise pas le nom, la dénomination sociale ni le logo du client à titre de référence commerciale sans son accord écrit préalable.

Le client peut mentionner le nom Jitelia pour indiquer l'outil qu'il utilise. Il ne peut en revanche reproduire le logo, la charte graphique ou les autres signes distinctifs de Jitelia sans accord écrit préalable, sauf licence d'usage prévue par les conditions spécifiques d'un service.

13. Responsabilité et assurance

13.1 Nature des engagements

Jitelia est tenu d'une obligation de moyens dans l'exécution du contrat.

13.2 Plafond

La responsabilité de Roméno SRL au titre du contrat, toutes causes confondues, est limitée par année contractuelle au plus élevé des deux montants suivants : trois fois le prix annuel du service concerné, ou cinq cents euros.

Cette limitation ne s'applique ni au dol, ni à la faute lourde, ni aux dommages corporels, ni dans les autres cas où la loi l'interdit.

13.3 Exclusions

Jitelia n'est pas responsable :

13.4 Assurance

Roméno SRL déclare avoir souscrit une assurance de responsabilité civile auprès d'AG Assurance, police n° 03/99.582.739/006, comportant une garantie exploitation d'un montant de 1 500 000 €, couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité dans l'exercice de son activité.

14. Confidentialité

Chaque partie s'engage à ne pas divulguer les informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, et à ne les utiliser que pour son exécution. Sont notamment confidentielles, du côté de Jitelia : la feuille de route et les fonctionnalités non encore publiées, les fonctionnalités mises à disposition à titre de test, les conditions tarifaires particulières, la documentation technique non publique et les vulnérabilités de sécurité mentionnées à l'article 11.

Cet engagement vaut pendant la durée du contrat et cinq ans après son terme. Il ne s'applique pas aux informations publiques, déjà connues sans obligation de confidentialité, développées de manière indépendante, ou dont la divulgation est légalement requise.

15. Données personnelles

Le traitement des données personnelles des utilisateurs et des contacts de Jitelia, pour lequel Roméno SRL agit en qualité de responsable du traitement, est décrit dans la politique de confidentialité.

Le traitement des données personnelles contenues dans les données du client, pour lequel Roméno SRL agit en qualité de sous-traitant, est régi par l'annexe 2. La liste des sous-traitants ultérieurs est publiée sur la page sous-traitants.

16. Modification des présentes conditions

Jitelia peut modifier les présentes conditions et leurs annexes.

Les conditions spécifiques d'un service publiées après sa souscription ne sont opposables au client que dans les conditions ci-dessus. Chaque version est numérotée et datée ; les versions antérieures restent consultables sur demande.

17. Force majeure, cession et sous-traitance

Force majeure. Aucune partie n'est responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de la loi applicable. La partie empêchée en informe l'autre sans délai. Si l'empêchement persiste plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Cession. Jitelia peut céder le contrat, notamment dans le cadre d'une réorganisation ou d'un transfert de son activité, à charge pour le cessionnaire d'en reprendre l'intégralité des obligations. Le client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable, sauf au profit d'une entité de son groupe ou d'un repreneur de son activité, avec information préalable de Jitelia.

Sous-traitance. Jitelia peut recourir à des sous-traitants pour l'exécution du contrat, dont il demeure responsable envers le client. Les sous-traitants qui traitent des données personnelles sont soumis à l'annexe 2.

18. Dispositions diverses

Nullité partielle. Si une stipulation est jugée nulle ou inapplicable, les autres demeurent en vigueur et les parties lui substituent une stipulation valable de portée équivalente.

Non-renonciation. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Notifications. Les notifications sont valablement effectuées par courrier électronique, à l'adresse du compte du client pour Jitelia, et à info@jitelia.fr pour le client. Le client maintient une adresse valide.

Intégralité. Le contrat exprime l'intégralité de l'accord des parties sur son objet et remplace tout échange antérieur. Les conditions d'achat du client sont inopposables à Jitelia.

Langue. Le contrat est rédigé en français. Toute traduction est fournie à titre d'information, la version française prévalant.

19. Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par le droit belge, sans préjudice des dispositions impératives applicables aux clients établis en France.

Les parties s'efforceront de résoudre amiablement tout différend. À défaut d'accord, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon sont seuls compétents.

Annexe 1 : conditions spécifiques par service

Cette annexe complète les conditions générales pour chaque service souscriptible. En cas de contradiction avec les conditions générales, elle prévaut pour le service qu'elle décrit.

A1.0 Dispositions communes

A1.1 Gestion de facture

Description et prix : fiche du service.

A1.2 Facturation électronique

Description et prix : fiche du service.

Annexe 2 : traitement des données personnelles pour le compte du client

Cette annexe constitue l'accord prévu à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) entre le client, responsable du traitement, et Roméno SRL, sous-traitant, pour les données personnelles contenues dans les données du client.

A2.1 Objet, durée, nature et finalité

Roméno SRL traite les données personnelles contenues dans les données du client pour la seule fourniture des services souscrits, pendant la durée du contrat et les délais prévus à l'article 10.2. Les opérations comprennent la collecte, l'enregistrement, l'hébergement, la consultation, la restitution, la sauvegarde et l'effacement.

A2.2 Catégories de personnes et de données

Selon les services souscrits : les utilisateurs désignés par le client, les propriétaires dont il gère les biens, ses intervenants et prestataires, ses fournisseurs et leurs représentants, et, pour les services à venir qui les traiteront, les voyageurs. Les données concernées sont des données d'identification et de contact, des données professionnelles, des données de transaction et de facturation, et les documents déposés ou reçus par le client. Aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD n'est requise par les services ; le client s'abstient d'en déposer.

A2.3 Instructions

Roméno SRL ne traite les données que sur instruction documentée du client, laquelle résulte du contrat, des conditions spécifiques des services souscrits et de l'usage que le client fait de la plateforme. Il informe le client s'il estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD.

Toute utilisation des données à d'autres fins, notamment à des fins d'amélioration des services ou d'entraînement de modèles, est subordonnée à une information préalable du client et à son accord. La production d'indicateurs agrégés au sens de l'article 12.3, qui ne portent pas sur des données personnelles, n'est pas concernée.

A2.4 Confidentialité et personnes autorisées

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Leur nombre est limité à ce qui est nécessaire à l'exploitation et au support.

A2.5 Sécurité

Roméno SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment : chiffrement des communications, chiffrement des sauvegardes et des secrets d'accès aux services tiers, cloisonnement des données par entreprise, contrôle d'accès nominatif, journalisation, sauvegardes quotidiennes avec copie hors site, et mise à jour régulière des composants.

A2.6 Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise Roméno SRL à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés sur la page sous-traitants, qui distingue :

Roméno SRL impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations équivalentes à celles de la présente annexe et demeure responsable de leur exécution envers le client.

A2.7 Localisation

Les données sont hébergées et sauvegardées dans l'Union européenne. Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est effectué au titre de la présente annexe. Si un tel transfert devenait nécessaire, il serait notifié préalablement dans les conditions de A2.6 et encadré par un mécanisme conforme au chapitre V du RGPD.

A2.8 Assistance au client

Roméno SRL assiste le client, dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, ainsi que pour ses obligations de sécurité, de notification de violation et d'analyse d'impact. Les demandes reçues directement des personnes concernées sont transmises au client sans y répondre.

A2.9 Violation de données

Roméno SRL notifie au client toute violation de données à caractère personnel dans les quarante-huit heures suivant sa connaissance, avec les informations dont il dispose pour permettre au client de satisfaire à ses propres obligations.

A2.10 Audit

Roméno SRL met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le client peut réaliser un audit sur pièces et par questionnaire, une fois par an, à ses frais, moyennant un préavis de trente jours. Un audit sur site n'est possible qu'à la suite d'une violation avérée, dans les mêmes conditions de préavis et de prise en charge.

A2.11 Sort des données

À la fin du contrat, les données sont restituables par export pendant quatre-vingt-dix jours, puis effacées, y compris des sauvegardes selon leur cycle de rotation, sauf conservation imposée par le droit de l'Union ou d'un État membre.

A2.12 Rôles distincts

Roméno SRL agit en qualité de responsable du traitement, et non de sous-traitant, pour la gestion des comptes utilisateurs, la facturation, la sécurité de la plateforme et sa relation commerciale ; ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité. Le fournisseur d'identité utilisé pour la connexion agit, pour son propre compte, en responsable du traitement indépendant.

Éditeur : Roméno SRL, BE 0655.693.967.